Avvertenza: Questo articolo e fornito a solo scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale o legale. SwiftBill non e affiliato all'Agenzia delle Entrate. Le normative fiscali cambiano frequentemente -- consulta sempre un professionista qualificato. Ultimo aggiornamento: marzo 2026.

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L'Italia e stata tra i primi Paesi in Europa a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati. Dal 2019 per le aziende e i professionisti in regime ordinario, e dal 2024 anche per i forfettari senza eccezioni. Il sistema e ormai consolidato, ma le domande restano tante, soprattutto per chi apre partita IVA per la prima volta o per chi ha operato finora con esenzioni.

Questa guida spiega nel dettaglio come funziona la fattura elettronica in Italia, cosa cambia nel 2026, e come gestire il processo senza impazzire.

Cos'e la fattura elettronica

La fattura elettronica non e un PDF inviato via email. E un file in formato XML strutturato secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate, trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Solo le fatture che transitano per lo SDI hanno valore fiscale.

Il formato XML

Il formato si chiama FatturaPA (per le fatture verso la Pubblica Amministrazione) o FatturaB2B (per le fatture tra privati). Il tracciato XML contiene tutte le informazioni della fattura in campi codificati:

• Dati dell'emittente (cedente/prestatore)
• Dati del destinatario (cessionario/committente)
• Dati generali del documento (tipo, numero, data)
• Dettaglio delle linee (descrizione, quantita, prezzo, IVA)
• Dati di pagamento (modalita, scadenza, IBAN)
• Eventuali allegati (ad esempio, la versione PDF di cortesia)

Non devi scrivere l'XML a mano. Il tuo software di fatturazione genera il file XML automaticamente a partire dai dati che inserisci.

Factur-X e formati europei

Con la diffusione della fatturazione elettronica in Europa, si stanno affermando formati interoperabili come Factur-X (PDF ibrido con XML integrato) e Peppol BIS. L'Italia riconosce il formato FatturaPA/B2B per il mercato interno, ma per le transazioni transfrontaliere i formati europei stanno acquisendo rilevanza.

Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)

Lo SDI e il nodo centrale della fatturazione elettronica italiana. Gestito dall'Agenzia delle Entrate, funziona come un "postino digitale" che riceve, controlla e recapita le fatture.

Il flusso completo

Passo 1 -- Creazione della fattura Crei la fattura nel tuo software. Il software genera il file XML conforme alle specifiche.

Passo 2 -- Trasmissione allo SDI Il file XML viene inviato allo SDI. Puoi trasmetterlo tramite:

• Il portale web "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate (gratuito)
• Un software di fatturazione certificato (che si collega allo SDI via web service)
• PEC (posta elettronica certificata)
• Un intermediario (commercialista, provider di servizi)

Passo 3 -- Controlli dello SDI Lo SDI effettua controlli formali sul file:

• Validita della partita IVA dell'emittente e del destinatario
• Correttezza del formato XML
• Coerenza dei dati (importi, aliquote IVA, codici)
• Unicita del documento (numero fattura non gia trasmesso)

Se il file supera i controlli, lo SDI lo accetta. Altrimenti, lo scarta e invia una notifica di scarto con il codice errore. Hai 5 giorni per correggere e ritrasmettere.

Passo 4 -- Recapito al destinatario Lo SDI recapita la fattura al destinatario tramite:

• Codice destinatario: un codice di 7 caratteri alfanumerici che identifica il software/canale di ricezione del cliente
• PEC: se il cliente ha indicato la PEC come canale di ricezione
• Cassetto fiscale: se lo SDI non riesce a recapitare la fattura (codice destinatario sconosciuto, PEC piena), la deposita nel cassetto fiscale del destinatario

Passo 5 -- Notifiche Lo SDI invia all'emittente una notifica per ogni stato:

• Ricevuta di consegna (RC): la fattura e stata recapitata al destinatario
• Notifica di mancato recapito (MC): lo SDI non e riuscito a recapitare, la fattura e nel cassetto fiscale
• Notifica di scarto (NS): la fattura contiene errori e deve essere corretta

I codici tipo documento

Ogni fattura elettronica ha un codice "TipoDocumento" che ne identifica la natura:

Codice	Descrizione
TD01	Fattura
TD02	Acconto/anticipo su fattura
TD03	Acconto/anticipo su parcella
TD04	Nota di credito
TD05	Nota di debito
TD06	Parcella (professionisti con albo)
TD07	Fattura semplificata
TD08	Nota di credito semplificata
TD16	Integrazione fattura reverse charge interno
TD17	Integrazione/autofattura acquisto servizi dall'estero
TD18	Integrazione acquisto beni intracomunitari
TD19	Integrazione/autofattura acquisto beni ex art. 17 c.2
TD24	Fattura differita
TD25	Fattura differita art. 21 c.4 terzo periodo
TD26	Cessione di beni ammortizzabili
TD27	Fattura per autoconsumo o cessioni gratuite

Per un freelance, i codici piu utilizzati sono TD01 (fattura standard), TD04 (nota di credito) e TD06 (parcella per i professionisti iscritti a un albo).

I codici natura IVA per i forfettari

Se sei in regime forfettario, non addebiti IVA. Nel tracciato XML, devi indicare il codice natura che giustifica l'assenza di IVA:

Codice	Descrizione	Uso
N2.2	Non soggette - altri casi	Forfettari (il piu comune)
N1	Escluse ex art. 15	Rimborsi anticipazioni
N3	Non imponibili	Esportazioni, cessioni intracomunitarie
N4	Esenti	Operazioni esenti art. 10
N5	Regime del margine	Beni usati
N6	Inversione contabile (reverse charge)	Subappalti edili, servizi di pulizia, etc.

Per i forfettari, il codice corretto e generalmente N2.2.

L'imposta di bollo sulle fatture elettroniche

Le fatture esenti da IVA (come quelle dei forfettari) di importo superiore a 77,47 euro sono soggette all'imposta di bollo di 2 euro.

Come si applica

Nel tracciato XML, imposti il campo "DatiBollo" a "SI" e indichi l'importo di 2,00 euro. Il bollo non viene fisicamente apposto: e un bollo virtuale.

Come si versa

L'Agenzia delle Entrate calcola trimestralmente l'importo dei bolli dovuti sulla base delle fatture trasmesse allo SDI. Puoi verificare e, se necessario, modificare il conteggio nel portale "Fatture e Corrispettivi". Il versamento avviene tramite modello F24:

Trimestre	Scadenza versamento
1 trimestre (gen-mar)	31 maggio
2 trimestre (apr-giu)	30 settembre
3 trimestre (lug-set)	30 novembre
4 trimestre (ott-dic)	28 febbraio anno successivo

Se l'importo del 1 o del 2 trimestre e inferiore a 5.000 euro, puoi posticipare il versamento al trimestre successivo.

Fatturazione verso la Pubblica Amministrazione

Se il tuo cliente e un ente pubblico (ministero, comune, azienda sanitaria, universita...), la fattura deve essere in formato FatturaPA e indirizzata tramite il Codice Univoco Ufficio (CUU) di 6 caratteri, reperibile sull'IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni).

Differenze rispetto al B2B:

• Codice destinatario di 6 caratteri (non 7)
• Obbligo di indicare il CIG (Codice Identificativo Gara) e/o il CUP (Codice Unico di Progetto) se presenti
• Possibilita di rifiuto da parte della PA entro 15 giorni

Autofattura e integrazione per acquisti dall'estero

Se acquisti servizi da un fornitore estero (UE o extra-UE), devi emettere un'autofattura elettronica tramite lo SDI. Il tipo documento e:

• TD17: per servizi acquistati da soggetti UE o extra-UE
• TD18: per beni acquistati da soggetti UE (acquisti intracomunitari)
• TD19: per beni acquistati da soggetti extra-UE (con IVA in dogana)

L'autofattura serve a integrare l'IVA dovuta in Italia. Devi emetterla entro il 15 del mese successivo a quello di ricezione del documento del fornitore estero.

Questo obbligo riguarda anche i forfettari dal 2022.

Conservazione digitale a norma

Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, secondo le regole della conservazione sostitutiva a norma (CAD - Codice dell'Amministrazione Digitale).

Opzioni di conservazione

Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate: puoi aderire al servizio di conservazione automatica nel portale "Fatture e Corrispettivi". E gratuito e conforme alla normativa. Basta aderire una volta.

Software di terze parti: molti software di fatturazione offrono la conservazione a norma come servizio aggiuntivo.

Commercialista o intermediario: il tuo commercialista puo gestire la conservazione per conto tuo.

La conservazione deve garantire l'integrita, l'autenticita e la leggibilita del documento per tutto il periodo di conservazione.

Errori comuni e come correggerli

Fattura scartata dallo SDI

Se lo SDI scarta la fattura, ricevi una notifica con il codice errore. Gli errori piu comuni:

• 00305: partita IVA del cedente non presente in Anagrafe Tributaria
• 00311: codice destinatario non valido
• 00400: il file non rispetta il formato XML
• 00404: duplicato (stessi dati identificativi di una fattura gia trasmessa)
• 00423: importi non coerenti con le aliquote IVA

Hai 5 giorni per correggere e ritrasmettere. La fattura corretta puo avere lo stesso numero e la stessa data dell'originale (dato che quella scartata non e mai esistita per il fisco).

Fattura con errori gia accettata dallo SDI

Se la fattura e stata accettata ma contiene errori, non puoi modificarla ne annullarla direttamente. Devi emettere una nota di credito (TD04) per annullare la fattura errata, e poi emettere una nuova fattura corretta.

Dimenticanza di emissione

Le fatture immediate devono essere emesse entro 12 giorni dalla data dell'operazione. Le fatture differite entro il 15 del mese successivo. Il ritardo nell'emissione comporta sanzioni dal 5% al 10% dell'IVA non documentata.

Novita 2026: cosa cambia

ViDA (VAT in the Digital Age)

L'Unione Europea sta lavorando al progetto ViDA per armonizzare la fatturazione elettronica in tutta l'UE. L'Italia, avendo gia un sistema consolidato, e in posizione avanzata. Le principali novita attese:

• Interoperabilita tra i sistemi nazionali di e-invoicing
• Reporting digitale in tempo reale delle transazioni transfrontaliere
• Standard comuni basati su Peppol e EN 16931

Tempistiche

Il progetto ViDA prevede un'implementazione graduale dal 2028 al 2030. Per il mercato interno italiano, il sistema SDI restera il riferimento nel 2026 e 2027 senza cambiamenti sostanziali.

Strumenti per la fatturazione elettronica

Portale "Fatture e Corrispettivi"

L'Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito per creare, trasmettere e conservare fatture elettroniche. E funzionale ma essenziale: nessuna gestione clienti, nessun report, nessuna automazione.

Software dedicati

Per chi emette fatture regolarmente, un software dedicato offre:

• Generazione automatica dell'XML
• Trasmissione e ricezione tramite SDI
• Gestione anagrafica clienti
• Numerazione automatica
• Calcolo automatico di IVA, rivalsa, ritenuta e bollo
• Report e analisi

SwiftBill per la fatturazione professionale

SwiftBill ti permette di creare fatture professionali in pochi secondi, con 15 modelli personalizzabili, tracciamento dei pagamenti e report integrati. La funzione IA foto-a-fattura e particolarmente utile per i freelance che ricevono incarichi informali: fotografa la descrizione del progetto e SwiftBill genera la fattura automaticamente.

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