Hai appena ottenuto il tuo primo incarico come freelance. Complimenti. Ora devi emettere una fattura. E qui le cose si complicano. Serve la fattura elettronica? Quale codice ATECO utilizzare? Cosa cambia con il regime forfettario? Come si gestisce la rivalsa INPS? In Italia, la fatturazione e regolata da norme precise, e una fattura non conforme puo comportare sanzioni significative.
Questa guida copre tutto cio che un freelance in Italia deve sapere per fatturare correttamente, dalla partita IVA alla trasmissione allo SDI.
Aprire la partita IVA
Prima di fatturare, serve una partita IVA. Non esiste alternativa legale per chi svolge attivita professionale in modo continuativo.
Il codice ATECO
Il codice ATECO identifica la tua attivita economica. La scelta del codice influisce su:
- Il coefficiente di redditivita nel regime forfettario
- La cassa previdenziale di riferimento
- Le aliquote contributive
Alcuni codici ATECO comuni per i freelance:
- 62.01.00 - Produzione di software (sviluppatori)
- 62.02.00 - Consulenza informatica
- 73.11.02 - Attivita di comunicazione e marketing
- 74.10.21 - Attivita di design (designer, grafici)
- 74.90.99 - Altre attivita professionali (consulenza generica)
- 70.22.09 - Consulenza aziendale e gestionale
Scegli il codice piu specifico possibile. Se svolgi piu attivita, puoi avere codici ATECO multipli sulla stessa partita IVA.
Regime forfettario vs regime ordinario
La prima grande scelta e il regime fiscale.
Regime forfettario:
- Fatturato massimo: 85.000 euro annui
- Imposta sostitutiva del 15% (ridotta al 5% per i primi 5 anni se requisiti soddisfatti)
- Non si addebita IVA in fattura
- Non si detraggono i costi reali (si applica un coefficiente di redditivita forfettario)
- Niente IRAP
- Contabilita semplificata
Regime ordinario (semplificato o contabilita ordinaria):
- Nessun limite di fatturato
- IRPEF a scaglioni (23% - 43%)
- Si addebita IVA in fattura (e si detrae l'IVA sugli acquisti)
- Si deducono i costi reali dal reddito
- IRAP dovuta (se applicabile)
- Contabilita piu complessa
Per la maggior parte dei freelance che iniziano, il forfettario e la scelta piu vantaggiosa. Ma se hai costi elevati (attrezzature, collaboratori, affitto studio), il regime ordinario potrebbe convenirti grazie alla deduzione dei costi reali.
La fattura elettronica: obbligatoria per tutti
Dal 1 gennaio 2024, la fatturazione elettronica e obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA, compresi i forfettari. Non esistono piu esenzioni basate sul fatturato.
Come funziona
- Crei la fattura in formato XML conforme alle specifiche dell'Agenzia delle Entrate
- La trasmetti al Sistema di Interscambio (SDI) tramite il tuo software o intermediario
- Lo SDI controlla la correttezza formale della fattura
- Lo SDI recapita la fattura al destinatario (tramite codice destinatario o PEC)
- Ricevi notifica di accettazione o scarto
Non puoi piu inviare fatture in PDF via email ai tuoi clienti professionali. La fattura deve transitare per lo SDI. Il PDF resta utile come copia di cortesia, ma non ha valore fiscale.
Codice destinatario e PEC
Per recapitare la fattura al cliente, ti servono:
- Codice destinatario (SDI): un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il software di ricezione del cliente
- PEC: l'indirizzo di posta elettronica certificata del cliente (alternativa al codice destinatario)
Se il cliente e un privato (consumatore finale), il codice destinatario e 0000000 (sette zeri) e la fattura viene depositata nel cassetto fiscale del cliente.
Le informazioni obbligatorie in fattura
Dati dell'emittente (tu)
- Nome e cognome (o ragione sociale se hai una societa)
- Indirizzo della sede legale o del domicilio fiscale
- Partita IVA
- Codice fiscale
- Regime fiscale applicato (codice regime nel tracciato XML)
Dati del committente (il tuo cliente)
- Denominazione o nome e cognome
- Indirizzo della sede legale
- Partita IVA (per clienti con P.IVA) o codice fiscale (per privati)
- Codice destinatario SDI o PEC
Dati della fattura
- Numero progressivo univoco e sequenziale
- Data di emissione
- Tipo documento (TD01 per fattura, TD04 per nota di credito, TD06 per parcella, etc.)
- Descrizione dei beni o servizi prestati
- Quantita e prezzo unitario
- Aliquota IVA applicata (o codice di esenzione per i forfettari)
- Importo totale
Dati di pagamento
- Condizioni di pagamento (pagamento completo, rata, anticipo)
- Modalita di pagamento (bonifico bancario, assegno, contanti, etc.)
- IBAN per il pagamento tramite bonifico
- Scadenza di pagamento
Fatturare in regime forfettario
Se sei in regime forfettario, la fattura ha caratteristiche specifiche.
Niente IVA
Non addebiti l'IVA al cliente. La fattura riporta solo l'imponibile, senza alcuna riga IVA.
Devi inserire la seguente dicitura obbligatoria:
"Operazione effettuata ai sensi dell'articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014 e successive modificazioni. Si richiede la non applicazione della ritenuta alla fonte a titolo d'acconto ai sensi dell'articolo 1 comma 67 della Legge n. 190/2014."
La rivalsa INPS del 4%
Se sei iscritto alla Gestione Separata INPS (la maggior parte dei freelance senza albo), puoi addebitare al cliente una rivalsa del 4% a titolo di contributo previdenziale. Non e obbligatoria, ma e fortemente consigliata perche riduce il tuo carico contributivo netto.
Esempio di fattura forfettaria
| Voce | Importo |
|---|---|
| Consulenza strategia digitale - marzo 2026 | 2.000,00 euro |
| Rivalsa INPS 4% | 80,00 euro |
| Totale | 2.080,00 euro |
| IVA | Esente (art. 1, c. 54-89, L. 190/2014) |
Imposta di bollo
Se la fattura supera i 77,47 euro, devi applicare un'imposta di bollo di 2 euro. Per le fatture elettroniche, il bollo e virtuale: lo indichi nel tracciato XML e lo versi trimestralmente tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate.
Fatturare in regime ordinario
In regime ordinario, addebiti l'IVA al cliente.
Aliquote IVA
- 22%: aliquota ordinaria (la maggior parte delle prestazioni di servizi)
- 10%: aliquota ridotta (alcune prestazioni edili, alimentari, turistiche)
- 5%: aliquota super-ridotta (alcune prestazioni socio-sanitarie)
- 4%: aliquota minima (generi di prima necessita)
Ritenuta d'acconto
Se fatturi a un sostituto d'imposta (azienda o professionista con P.IVA), il cliente trattiene il 20% dell'imponibile come ritenuta d'acconto IRPEF e lo versa all'Erario per tuo conto. Tu incassi il netto.
Esempio di fattura ordinaria
| Voce | Importo |
|---|---|
| Consulenza strategia digitale - marzo 2026 | 2.000,00 euro |
| Rivalsa INPS 4% | 80,00 euro |
| Imponibile IVA | 2.080,00 euro |
| IVA 22% | 457,60 euro |
| Totale fattura | 2.537,60 euro |
| Ritenuta d'acconto 20% su 2.080,00 | -416,00 euro |
| Netto a pagare | 2.121,60 euro |
La numerazione delle fatture
Le fatture devono avere una numerazione progressiva, univoca e senza interruzioni. Il formato e libero, ma deve consentire di ricostruire l'ordine cronologico.
Formati comuni:
- 1, 2, 3... (numerazione semplice, ricomincia ogni anno)
- 2026/001, 2026/002... (con prefisso anno)
- FT-2026-001 (con prefisso tipo documento)
Se emetti fatture e note di credito, puoi usare la stessa serie numerica o serie separate. Entrambe le opzioni sono valide.
I termini di pagamento
Regole generali
In Italia, il termine di pagamento standard e di 30 giorni dalla data di emissione della fattura. Per le transazioni tra imprese, il termine massimo e di 60 giorni (salvo accordi diversi specificati nel contratto, purche non gravemente iniqui).
Interessi di mora
In caso di ritardo nel pagamento, il creditore ha diritto agli interessi di mora calcolati al tasso BCE + 8 punti percentuali (D.Lgs. 231/2002). Piu un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero.
Consigli per farsi pagare
- Fattura immediatamente dopo la consegna del lavoro
- Indica chiaramente l'IBAN e la scadenza in fattura
- Chiedi un anticipo del 30-50% per i progetti di valore elevato
- Invia solleciti puntuali: il giorno dopo la scadenza, poi dopo una settimana
- Inserisci clausole di pagamento nel contratto di collaborazione
Come SwiftBill semplifica la fatturazione
SwiftBill e progettato per freelance e professionisti che vogliono fatturare velocemente e senza errori:
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- 15 modelli PDF professionali personalizzabili con logo, colori e informazioni aziendali
- Numerazione automatica senza interruzioni ne duplicati
- Gestione multi-valuta per clienti internazionali (22 valute supportate)
- Tracciamento pagamenti con indicatori visivi (in attesa, pagata, in ritardo)
- Fatture ricorrenti per contratti mensili o periodici
- Export CSV e PDF per il commercialista
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