Preventivo, fattura proforma, fattura, nota di credito, nota di debito, fattura di acconto, fattura di saldo... Il vocabolario della fatturazione italiana puo confondere anche i professionisti con esperienza. Ogni documento ha un ruolo preciso, regole specifiche e conseguenze fiscali diverse. Confonderli puo causare problemi con l'Agenzia delle Entrate, ritardi nei pagamenti o dispute con i clienti.

Questa guida chiarisce ogni documento, il suo scopo e le regole che lo governano.

Il preventivo: la proposta commerciale

Cos'e

Il preventivo e un documento commerciale che descrive i servizi o i prodotti offerti, i relativi prezzi e le condizioni di fornitura. Viene emesso prima dell'inizio del lavoro e serve a informare il cliente su costi e modalita.

Il preventivo non e una fattura, non genera obblighi fiscali e non va trasmesso allo SDI.

Quando e obbligatorio

Il preventivo non e generalmente obbligatorio per i freelance del digitale (sviluppatori, designer, consulenti). Tuttavia, e obbligatorio in alcuni settori:

• Professionisti iscritti ad albi (avvocati, commercialisti, architetti, ingegneri): obbligo di preventivo scritto per i compensi delle prestazioni professionali (Legge 124/2017)
• Artigiani e impiantisti: per lavori superiori a determinate soglie
• Settore sanitario: per prestazioni non coperte dal SSN

Anche quando non e obbligatorio, il preventivo e uno strumento fondamentale per definire le aspettative, evitare incomprensioni e tutelare entrambe le parti.

Valore legale del preventivo

Un preventivo firmato da entrambe le parti ha valore contrattuale. Equivale a un accordo vincolante:

• Il prestatore si impegna a fornire i servizi descritti al prezzo indicato
• Il committente si impegna a pagare il prezzo concordato

Un preventivo non firmato e una semplice proposta, revocabile in qualsiasi momento.

Durata di validita

Il preventivo deve indicare una durata di validita. Una formulazione tipica e: "Il presente preventivo e valido per 30 giorni dalla data di emissione." In assenza di indicazione, si applica un termine ragionevole (generalmente 30-60 giorni).

Cosa deve contenere un preventivo

• Data di emissione
• Dati del prestatore (nome, partita IVA, indirizzo)
• Dati del committente
• Descrizione dettagliata dei servizi o prodotti
• Quantita e prezzo unitario
• Importo totale (con o senza IVA, a seconda del regime fiscale)
• Tempi di consegna o di esecuzione
• Condizioni di pagamento (anticipo, saldo, rate)
• Durata di validita
• Condizioni generali (revisioni incluse, costi extra, clausola di recesso)

Differenza tra preventivo e fattura proforma

La fattura proforma e simile al preventivo ma ha un formato identico alla fattura (stessi campi, stesso layout). Non e un documento fiscale, non va trasmessa allo SDI e non genera obblighi IVA. Si usa spesso per:

• Richiedere il pagamento prima di emettere la fattura ufficiale
• Fornire al cliente un documento con cui ottenere l'approvazione interna del pagamento
• Documentazione per operazioni doganali o finanziamenti

La fattura proforma deve riportare chiaramente la dicitura "Fattura proforma - documento senza valore fiscale" per evitare confusione con una fattura reale.

La fattura: il documento fiscale

Cos'e

La fattura e un documento fiscale obbligatorio che certifica una transazione commerciale. In Italia, deve essere emessa in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Ha valore legale, contabile e fiscale.

Quando emettere la fattura

Fattura immediata: entro 12 giorni dalla data dell'operazione (consegna del bene o completamento della prestazione).

Fattura differita: entro il 15 del mese successivo a quello dell'operazione, a condizione che esista un documento di trasporto (DDT) o un contratto che attesti l'operazione.

Per i freelance che fatturano prestazioni di servizi, il momento di emissione coincide generalmente con il completamento della prestazione o con l'incasso del pagamento (principio di cassa per i forfettari).

Tipi di fattura

Fattura ordinaria (TD01): il documento standard per la cessione di beni o la prestazione di servizi. E il tipo piu utilizzato.

Fattura di acconto (TD02): emessa al ricevimento di un pagamento anticipato, prima del completamento della prestazione. Registra l'importo dell'anticipo versato.

Fattura di saldo: la fattura finale che chiude l'operazione, detraendo gli acconti gia fatturati. Riepiloga l'intera prestazione e indica gli importi gia versati.

Fattura semplificata (TD07): utilizzabile per operazioni di importo inferiore a 400 euro (IVA compresa). Contiene meno informazioni rispetto alla fattura ordinaria (ad esempio, non richiede i dati completi del cliente per i privati).

Parcella (TD06): specifico per i professionisti iscritti ad albi. Contiene gli stessi dati della fattura ma con la denominazione "parcella" e i riferimenti alla cassa professionale.

Contenuto obbligatorio della fattura

La fattura elettronica deve contenere:

Dati dell'emittente:

• Denominazione o nome e cognome
• Indirizzo della sede legale
• Partita IVA e codice fiscale
• Regime fiscale (codice nel tracciato XML)

Dati del destinatario:

• Denominazione o nome e cognome
• Indirizzo
• Partita IVA o codice fiscale
• Codice destinatario SDI o PEC

Dati del documento:

• Tipo documento (TD01, TD02, TD04, etc.)
• Numero progressivo e data
• Descrizione dei beni/servizi
• Quantita, prezzo unitario, aliquota IVA
• Imponibile, IVA, totale
• Modalita e termini di pagamento
• IBAN per bonifico

Dati specifici per il regime:

• Forfettari: codice natura N2.2, dicitura di esenzione, bollo virtuale
• Ordinari: aliquota IVA, ritenuta d'acconto (se applicabile)

La nota di credito: correggere e rimborsare

Cos'e

La nota di credito (tipo documento TD04 nel tracciato SDI) e un documento fiscale che annulla o riduce parzialmente una fattura precedentemente emessa. Funziona come una fattura "al contrario": riduce il debito del cliente e, sul piano fiscale, riduce l'IVA a debito e il ricavo dell'emittente.

Quando emettere una nota di credito

Errore in fattura: hai indicato un importo sbagliato, un'aliquota IVA errata o una descrizione non corretta. In Italia, non puoi modificare una fattura gia trasmessa allo SDI. Devi emettere una nota di credito per annullare la fattura errata e poi emettere una nuova fattura corretta.

Reso di merce: il cliente restituisce un prodotto difettoso o non conforme. La nota di credito annulla il corrispettivo della merce resa.

Sconto o abbuono successivo alla fatturazione: hai concordato uno sconto dopo aver emesso la fattura. La nota di credito materializza la riduzione di prezzo.

Annullamento dell'operazione: il cliente annulla l'ordine dopo la fatturazione. La nota di credito annulla l'intera fattura.

Sopravvenuta inesigibilita: il credito diventa inesigibile (ad esempio, per fallimento del cliente). Puoi emettere una nota di credito per recuperare l'IVA versata.

Termine di emissione

La nota di credito per variazioni in diminuzione puo essere emessa entro un anno dall'operazione originaria se la variazione e dovuta a cause previste contrattualmente. Per errori, resi e abbuoni, non c'e un termine specifico ma si consiglia di agire tempestivamente.

Per il recupero dell'IVA in caso di mancato pagamento, il termine e legato alla procedura concorsuale o esecutiva.

Contenuto della nota di credito

La nota di credito contiene:

• Tipo documento: TD04
• Tutti i dati obbligatori di una fattura (emittente, destinatario, importi)
• Riferimento alla fattura originaria (numero e data)
• Importi con segno negativo (o indicati come variazione in diminuzione)
• Motivazione della nota di credito

Nota di credito totale vs parziale

Nota di credito totale: annulla l'intera fattura. L'importo della nota e uguale all'importo della fattura originaria.

Nota di credito parziale: riduce solo una parte della fattura. Ad esempio, su una fattura di 5.000 euro, emetti una nota di credito di 800 euro per uno sconto concordato. Il debito residuo del cliente scende a 4.200 euro.

Effetti fiscali

La nota di credito riduce:

• I ricavi dell'emittente per il periodo
• L'IVA a debito (se l'operazione originaria era soggetta a IVA)
• Il fatturato rilevante per i limiti del regime forfettario (85.000 euro)

Nota di debito: aumentare l'importo

La nota di debito (TD05) e il documento opposto alla nota di credito: aumenta l'importo di una fattura gia emessa. Si usa quando:

• Hai fatturato un importo inferiore al dovuto
• Si verificano maggiorazioni contrattuali (penali per ritardi, costi aggiuntivi)
• Devi addebitare interessi di mora

La nota di debito contiene gli stessi campi della nota di credito, ma con importi positivi che si aggiungono alla fattura originaria.

Tabella comparativa

Caratteristica	Preventivo	Fattura	Nota di credito
Momento	Prima della prestazione	Dopo la prestazione	Dopo la fattura
Obbligo fiscale	Nessuno	Si (SDI)	Si (SDI)
Genera obbligo di pagamento	Solo se firmato	Si	Riduce/annulla il debito
Formato	Libero (PDF, carta)	XML elettronico (SDI)	XML elettronico (SDI)
Numerazione	Libera	Progressiva obbligatoria	Progressiva obbligatoria
Effetto IVA	Nessuno	IVA a debito	Riduzione IVA a debito
Effetto sul reddito	Nessuno	Ricavo	Riduzione del ricavo
Modificabile	Si (se non firmato)	No (serve nota di credito)	No
Conservazione	Consigliata (10 anni)	Obbligatoria (10 anni)	Obbligatoria (10 anni)

Il flusso documentale completo

Flusso standard per un progetto freelance

1. Preventivo Descrivi il progetto, il prezzo e i tempi. Il cliente firma per accettazione.

2. Fattura di acconto (opzionale) Se prevedi un anticipo (30-50% e prassi comune), emetti una fattura di acconto (TD02) all'incasso.

3. Esecuzione del progetto Svolgi il lavoro concordato.

4. Fattura di saldo Al completamento, emetti la fattura finale (TD01) indicando l'acconto gia versato e il saldo dovuto.

5. Incasso Il cliente paga il saldo entro i termini concordati.

6. Nota di credito (se necessaria) Se serve correggere un errore, concedere uno sconto o gestire un reso, emetti una nota di credito (TD04) con riferimento alla fattura originaria.

Esempio numerico completo

Progetto: Sviluppo app mobile -- preventivo 8.000 euro (regime forfettario)

Fase	Documento	Importo
Firma preventivo	Preventivo n. 2026-015	8.000 euro
Anticipo 30%	Fattura acconto n. 12 (TD02)	2.400 euro + rivalsa INPS 96 euro + bollo 2 euro = 2.498 euro
Consegna progetto	Fattura saldo n. 18 (TD01)	5.600 euro + rivalsa INPS 224 euro + bollo 2 euro = 5.826 euro (meno acconto gia fatturato)
Sconto successivo	Nota di credito n. 3 (TD04)	-500 euro (sconto per ritardo nella consegna)

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• Numerazione progressiva per tipo di documento, senza salti ne duplicati
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• Firma elettronica direttamente sul documento
• Tracciamento dello stato: preventivo inviato/accettato/rifiutato, fattura inviata/pagata/scaduta
• Conversione preventivo-fattura in un gesto: tutte le informazioni vengono riprese automaticamente

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